Vi på Future People söker en administratör till myndighet på Kungsholmen. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Du blir anställd på Future People och jobbar ute på plats hos vår kund. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss! 

Vår kund är en myndighet inom trafiksektorn som arbetar för att underlätta vardagen för invånarna som reser och pendlar i Stockholm stad. Det här är en myndighet med ett stort engagemang och stolthet över deras viktiga samhällsuppdrag. Du som konsult kommer få vara med på en viktig resa och tillsammans med myndighetens medarbetare få vara med och bidra till en bättre vardag för invånarna i Stockholms stad. 

Grupp Buss, Pendel & Sjö söker nu en grupp- och projektadministratör på heltid för att avlasta befintliga administratörer och projektingenjörer med projektövergripande administrativa uppgifter.

Som administratör blir du spindeln i nätet med många kontaktytor – både internt och externt. Du bidrar till att effektivisera verksamheten genom att skapa struktur, stötta kollegor och säkerställa att administrativa flöden fungerar smidigt.

Arbetet kräver god prioriteringsförmåga, flexibilitet och vana att hantera många parallella uppgifter i en händelsestyrd miljö.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Vara gruppens huvudadministratör i passersystemet Betsy (registrera uppdrag, beställa behörigheter)

• Stötta projekten med löpande diarieföring

• Ansvara för övergripande administration i dokumenthanteringssystemet Atlas (behörigheter, mappstrukturer)

• Delta i administrativa moment vid projektslut, såsom överlämningar

• Hantera SOW/åtaganden i Magnit – ta emot och fördela fakturor, bevaka budget och hantera utökningar vid behov

• Resurshantering: konsultavrop, förlängningar och uppföljning av uppdrag i Magnit

• Onboarding av nya resurser (beställa behörigheter och hårdvara)

Du samarbetar nära kollegor i gruppen och projektmedlemmar inom hela verksamhetsområdet.  

Kvalifikationer (krav)

• Gymnasieexamen med godkänt slutbetyg

• Minst 5 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom t.ex. kontor, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet

• Minst 5 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter

• Minst 4 års erfarenhet av fakturahantering (kontering)

• Dokumenterad erfarenhet (minst 3 uppdrag) av diarieföring, arkivering, dokument- eller mötesadministration (t.ex. protokoll, kallelser, agendor)

Meriterande

• Erfarenhet från minst 3 uppdrag som projekt- eller programadministratör

• Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig sektor

• Minst 3 års erfarenhet av system som Agresso, Antura, Avima, EDIT eller motsvarande för ekonomi, dokument- eller ärendehantering

Vem är du?

Du är en ansvarsfull, initiativtagande och lösningsorienterad person som trivs i en serviceinriktad roll. Du är strukturerad, kommunikativ och gillar att skapa ordning och effektivitet i vardagen.

Du har lätt för att samarbeta och uppskattar att bidra till ett välfungerande team där du ligger steget före för att underlätta för andra.

Innan uppdraget kan påbörjas kommer en säkerhetsprövning att genomföras.

Personliga egenskaper och arbetsmiljö

Vi har ett gediget samarbete med myndigheten idag och har konsulter på plats på flera avdelningar. Arbetsplatsen präglas av en välkomnade miljö där du som konsult har goda möjligheter att utvecklas och växa inom organisationen. Som person är du lyhörd, engagerad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och har förmågan att arbeta självständigt och strävar efter att leverera med hög kvalitet. 

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär. 

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid till den 3/11-2026 med möjlighet till förlängning 

Start: 3/11-2025

Sista ansökningsdagen: 27/10-2025

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.

Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på therese.lonnberg@futurepeople.se och Liv Hedström, liv.hedstrom@futurepeople.se. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!