Vi på Future People söker en senior administrativ assistent till vår kund i Linköping. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag hos en av våra kunder samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vill du arbeta i en nyckelroll nära ledningen där du får möjlighet att påverka hur organisationen fungerar i praktiken? Vi söker en strukturerad och lösningsorienterad administrativ koordinator som kan driva och utveckla administrativa processer samt ge operativt stöd till VD och ledningsgrupp.

Om rollen
Som administrativ koordinator kommer du att:

• Planera och genomföra administrativa projekt

• Identifiera förbättringsmöjligheter inom organisationens interna processer

• Ge administrativt stöd inom HR, ekonomi, inköp, säkerhet och affärsutveckling

• Arbeta nära Site Lead i frågor som rör den dagliga driften av kontoret

• Hantera internkommunikation på lokal nivå

Exempel på arbetsuppgifter:

• Skicka och hantera inköpsordrar (POs) för kontorsmaterial och tjänster

• Ta emot, koda och skanna fakturor 

• Stötta onboarding och offboarding av medarbetare

• Vara kontaktperson gentemot Global Security, inklusive ID-kort och besökshantering

• Välkomna besökare och hantera passerkort

• Samordna möten, inklusive bokning av rum och beställning av catering

• Koordinera inrikes och utrikes leveranser samt säkerställa export-efterlevnad

• Planera och arrangera interna och externa event

• Hantera reseadministration för nyanställda

• Ansvara för kontorsdrift, inklusive städning, underhåll och säkerhetsronder

• Följa upp säkerhetsrundor och agera del i den lokala EOT-gruppen

• Se till att företagets interna system hålls uppdaterade enligt policy

Krav för tjänsten:

• Utmärkta interpersonella färdigheter och förmåga att bygga goda relationer

• God kommunikativ förmåga i både svenska och engelska, i tal och skrift

• Ett analytiskt sinne och förmåga att förstå administrativa processers påverkan på organisationen

• Förmåga att arbeta flexibelt och självständigt i en mindre grupp

• Erfarenhet av service- och stödarbete, gärna i samarbete med chefer

• Mycket goda IT-kunskaper, särskilt i Microsoft Office och Teams

• Ett lösningsorienterat förhållningssätt och en vilja att bidra till ständig förbättring

Som person är du prestigelös, engagerad och har ett starkt driv. Du är utåtriktad, förtroendeingivande och tydlig i din kommunikation. Du har en god samarbetsförmåga och tar gärna egna initiativ.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen.

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid till den 28/11-2025

Start: 30/6-2025

Sista ansökningsdagen: 22/6-2025

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.


Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på therese.lonnberg@futurepeople.se och Liv Hedström, liv.hedstrom@futurepeople.se. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!